WAS UNS BESCHÄFTIGT
Sind Sie an der Organisation oder an der Leitung von Advisory Boards beteiligt? Falls ja, fragen Sie sich wahrscheinlich auch von Zeit zu Zeit, ob das Resultat im Verhältnis zu dem Geld und der Zeit stehen, die Sie investiert haben. Häufig gibt es Stolperfallen, die verhindern, dass wir den größtmöglichen Nutzen aus Advisory Boards ziehen. Wie kann man diese Fallen vermeiden? Hier einige Ideen dazu:
Die Teilnehmer liefern nur wenige neue Erkenntnisse
Das ist häufig dann der Fall, wenn es sich um ein Advisory Board mit „Alten Hasen“ handelt (bei vielen Advisory Boards, an denen ich teilnehme, gibt es nur ein bis zwei Quotenfrauen), welches sich in regelmäßigen Zeitabständen trifft. In anderen Fällen kann es eine unausgesprochene Regel geben, nur „Freunde“ zu kontaktieren. In beiden Fällen haben die Teilnehmer oft langjährige Beziehungen zu den Initiatoren des Advisory Boards, weshalb sie dazu neigen, so zu denken und zu handeln wie die Initiatoren es für richtig halten. Eine solche Gruppe kommuniziert nicht mehr dynamisch, denn über die Zeit hat jedes Mitglied seine feste Rolle gefunden – häufig gibt es dabei ein oder zwei Alphatiere, denen die restlichen Mitglieder des Boards mehr oder weniger folgen.
Wenn es „politische“ oder logistische Gründe für ein festgelegtes Advisory Board gibt, ist es wichtig, neue Erkenntnisse zu liefern, um eine Diskussion anzuregen. Außerdem sollte man überlegen, externe Redner aus verschiedenen Fachbereichen, wie z.B. einen Experten für Pharmakoökonomie zu einem medizinischen Advisory Board, einzuladen. Das fordert die Mitglieder des Boards heraus und belohnt sie mit Informationen, die neu für sie sind. Dadurch können sie Ihren Blickwinkel erweitern, um eine andere Sichtweise auf Probleme zu erhalten, die sie momentan beschäftigen. Unterschätzen Sie nicht die exzellenten Fachkenntnisse Ihrer Firma über Themen, die auch für die Berater relevant sind. Dazu gehören beispielsweise Produktentwicklung, Pharmakologie und Gesundheitspolitik. Sie werden erstaunt sein, wie interessant solche Informationen für Experten sind. Allerdings sollten die Referenten offen antworten und nicht versuchen, Informationen bei genauerer Nachfrage zurück zu halten.
Die Teilnehmer diskutieren die Themen auf der Agenda nicht oder unvollständig
Wenn der Zeitplan zu viel Raum für eigene Prioritäten der Teilnehmer lässt, beginnen diese gerne mit fundamentalen wissenschaftlichen Diskussionen oder Anekdoten über den letzten Kongress. Gerade für hochrangige Meinungsbilder bieten Advisory Boards eine der wenigen Möglichkeiten, sich in entspannter Atmosphäre zu treffen. Das kann sie dazu verleiten, ins Plaudern zu geraten.
Die eigenen Fragen sollten offen an das Advisory Bord gestellt werden. Die Experten werden durchaus bereit sein, sich führen zu lassen. Allerdings sollten die Fragestellungen in einer Art und Weise dargestellt werden, die es ermöglicht, sie präzise zu beantworten. Wenn es sich beispielsweise um ein Problem des Market Access handelt, kann es hilfreicher sein, seine eigenen Ideen zur Problemlösung zu präsentieren, als theoretische Fragen zu dem Thema zu stellen.
Überlegen Sie, die Statements der Experten sofort auf Power Point Folien zu schreiben und diese an die Wand zu projizieren. So sind die Aussagen für alle präsent und diejenigen, die möglicherweise anderer Meinung sind, werden eher dazu angeregt, in die Diskussion einzusteigen. Ein sichtbares Feedback auf Ihre Aussagen bringt die Experten auch eher dazu einen Konsens zu finden, oder es lässt sie zumindest eine Mehrheitsmeinung erkennen. Dadurch zeigt sich, ob alle Teilnehmer tatsächlich mit einer Aussage übereinstimmen, die eines der Alphatiere aufgebracht hat, oder ob es abweichende Meinungen gibt
Die Resultate des Advisory Boards sind nicht so dokumentiert, dass sie für einen weiteren Gebrauch verwendet werden können
Häufig machen sich alle Vertreter der Initiatoren Notizen während des Advisory Boards und dann wird ein offizieller Protokollant ausgewählt. Wenn das Protokoll dann verteilt wird, stellt sich heraus, dass es grundlegende Diskrepanzen beim Verständnis der Expertenaussagen gibt. Stellen Sie deswegen sicher, dass es eine Tonaufzeichnung der Veranstaltung gibt. Die Experten sollten allerdings vorher gefragt werden, ob sie mit der Tonaufzeichnung der Diskussion einverstanden sind. Wenn Sie darauf hinweisen, dass die Aufzeichnung dazu dient, den Verlust von wertvollen Informationen zu verhindern und versichern, die Tonaufzeichnung nach Fertigstellung des Protokolls zu löschen, werden sie höchstwahrscheinlich zustimmen. Eine Diskussion bei einem Advisory Board erneut anzuhören, ist eine erstaunliche Erfahrung. Aussagen, die Sie für eindeutig und klar hielten, wirken beim erneuten Anhören des originalen Wortlauts weniger überzeugend. Das ist häufig auf die Erwartungshaltung zurück zu führen, die Sie und Ihre Kollegen an das Treffen hatten.
Darüber hinaus sollte man die Experten darum bitten, Fragen, die im Nachgang auftreten, zu beantworten. Das verhindert, dass Sie mit zu vielen neuen Fragen aus dem Treffen herausgehen und kann dabei helfen herauszufinden, ob manche Experten ihre abweichenden Meinungen nicht klar genug zum Ausdruck gebracht haben.
Sie müssen sich also nicht zurückhalten, wenn es darum geht, für Ihr Geld auch die Leistung der Experten einzufordern. Mit einer guten Balance zwischen den eigenen Forderungen und der kreativen Freiheit der Experten, werden Sie sicher Ergebnisse mit Ihrem Advisory Board erzielen können, die für Sie lohnend sind.